Kaffeeautomaten für Firmen – worauf bei einer kosteneffizienten Beschaffung zu achten ist

In einer wettbewerbsintensiven Geschäftswelt suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, Kosten zu senken und Effizienz zu steigern, ohne die Mitarbeiterzufriedenheit zu beeinträchtigen. Eine häufig übersehene Möglichkeit zur Kostenreduktion liegt bei Kaffeeautomaten für Firmen. Ein gut durchdachtes Versorgungsprogramm kann nicht nur die Betriebskosten senken, sondern auch die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern.

Dieses White Paper untersucht Strategien und bewährte Praktiken für eine kosteneffiziente Kaffeeversorgung in Unternehmen.

Kaffeeautomaten für Firmen als Hygienefaktor

Die Bedeutung einer guten Kaffeeversorgung

Laut einer Studie von marketagent sehen 65 % der Mitarbeiter Kaffee als Hygienefaktor am Arbeitsplatz. Das bedeutet, dass das Fehlen von qualitativ hochwertigem Kaffee die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter erheblich beeinträchtigen kann. Somit darf dem Thema Kaffeeautomaten für Firmen nicht zu wenig Aufmerksamkeit entgegengebracht werden, da bei einer Unterversorgung Opportunitätskosten, wie z. B. Imageverlust, erhöhte Mitarbeiterfluktuation oder geringere Produktivität entstehen können.

Kaffee als Motivationsfaktor

Kaffee und Wasser sind Grundnahrungsmittel in vielen Büros. Studien zeigen, dass der Konsum dieser Getränke die Aufmerksamkeit und Produktivität der Mitarbeiter steigert. Eine Umfrage von Statista ergab, dass 79 % der deutschen Büroangestellten täglich Kaffee trinken. Der durchschnittliche Konsum liegt pro Person bei 3-4 Tassen pro Tag.

Kostenfaktoren: Was sind die Hauptkostenbestandteile?

Die Hauptbestandteile einer Kaffeeversorgung im Unternehmen setzen sich aus den folgenden Punkten zusammen:

1. Füllmaterial (Kaffeebohnen, Milch)
2. Refinanzierungskosten der Maschinentechnik (Miete oder Abschreibung)
3. Wartung und Reinigung
4. Zubehör wie Zucker, Tassen, Becher und Verbrauchsmaterialien wie Filter sowie Rührstäbchen

1.) Füllmaterial (Kaffeebohnen und Milch)

Ausgehend von 7 bis 10 Gramm Kaffee pro Tasse liegen die Kosten für den reinen Kaffee bei rund 13 Cent pro Tasse.

Bei Milchmischgetränken muss zusätzlich zum Kaffee noch die Milch berechnet werden. Kalkulatorisch spielt es dabei keine große Rolle, ob Frischmilch oder Milchpulver eingesetzt wird, die Kosten pro Tasse sind ähnlich. Für einen Cappuccino mit 150 ml benötigen Sie rund 120 ml Milchschaum. Milch vergrößert beim Schäumen ihr Volumen, d.h., für 120 ml Milchschaum kann man ca. 90 ml Milch rechnen. Somit liegt der Milchpreis je nach Milchsorte bei ca. 15 Cent pro Tasse.

2.) Refinanzierungskosten

Die Refinanzierungskosten hängen natürlich stark vom gewählten System ab. Um die Abschreibung zu ermitteln, gehen Sie bitte von der üblichen Nutzungsdauer nach Afa-Tabelle von 60 Monaten aus. Bei Mietgeräten hängen die monatlichen Kosten ebenfalls von der Maschine ab. Pauschale Aussagen sind immer schwierig. Aber als grobe Daumenregel gilt, dass Profi-Maschinen für das Büro ab ca. 90 Euro (inkl. Wartung) und Gastro-Kaffeemaschinen ab ca. 150 Euro (inkl. Wartung) pro Gerät und Monat starten.

3.) Wartung und Reinigung

Reinigungsmittel können Sie pauschal mit ca. 1 Cent pro Tasse Kaffee rechnen. Bei der technischen Wartung der Geräte kommt es wieder auf das gewählte Modell an. Im Punkt 2.) haben wir Ihnen zwei Preisindikationen für zwei Geräte inkl. Wartung aufgelistet.

4.) Zubehör und Verbrauchsmaterialien

Filtertechnik liegt bei rund 20 Euro pro Monat und Gerät, Becher schlagen mit 7 bis 10 Cent pro Tasse zu Buche und Zucker kann mit 1,5 Cent pro Tasse pauschal kalkuliert werden.

Somit liegen die Selbstkosten für einen Cappuccino mit professionellen Service um die 50 bis 60 Cent pro Tasse, ein Caffè Crema liegt bei rund 35 Cent und Filterkaffee mit einer einfachen Maschine (kein Vollautomat) liegt bei 13 bis 16 Cent pro Tasse Kaffee.

Wie sieht eine gute Bedarfsanalyse für Kaffeeautomaten für Betriebe aus?

Folgende Fragen sollten Sie im Vorfeld beantworten, um die richtige Kaffeemaschine fürs Büro zu finden.

• Mitarbeiteranzahl: Ermitteln Sie, wie viele Mitarbeiter den Automaten regelmäßig nutzen werden. Dies hilft bei der Bestimmung der benötigten Kapazität. Prinzipiell sollten Sie hier von der Mitarbeiteranzahl, die durchschnittlich anwesend sind, mal 3 ausgehen.
• Platzverhältnisse: Wie viel Platz haben Sie für die Kaffeemaschinen? Insbesondere die Höhe (Stichwort Oberschränke) sollte auf jeden Fall im Vorfeld geklärt werden.
• Auswahl der Getränke: Welche Kaffeespezialitäten soll das Gerät zubereiten können?
• Auswahl der Milch: Soll die Kaffeemaschine mit Frischmilch oder Milchpulver arbeiten?
• Vorlieben des Teams: Wie stark möchte das Team das Thema Kaffee zelebrieren? (Stichwort Siebträger oder Kaffeevollautomat). Hiervon hängt ab, wie leicht das Kaffeesystem später zu bedienen sein muss.
• Umweltaspekte: Welche Nachhaltigkeitsaspekte sollen erfüllt werden?
• Anschluss-Situation: Soll die Kaffeemaschine fest an die Wasserleitung angeschlossen werden? Ist ein Durchwurf (d. h. der Trester fällt direkt in den Unterschrank) angedacht? Soll die Tropfschale an den Ablauf angeschlossen werden?

Bedarfs-Analyse-Leitfaden zum Download

Die Bedarfsanalyse ist entscheidend für eine kosteneffiziente Kaffeeversorgung im Unternehmen. Daher können Sie sich hier unseren Leitfaden downloaden.

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Die Auswahl der richtigen Kaffeemaschine

Bei der Auswahl der Kaffeemaschinen gibt es vier Maschinenklassen, die Beachtung finden sollten:

Kaffeemaschinenlösung	Vorteil	Nachteil
Kapselmaschinen	+ einfach in der Handhabung + günstig in der Anschaffung	- sehr teuer im Portionspreis - Umwelt! sehr schlechte Nachhaltigkeitswerte
Filterkaffeemaschinen "der Klassiker"	+ gutes Preis-Leistungsverhältnis + sehr gut als Konferenzversorgung geeignet	- "nur" Filterkaffee nicht ganz state of the art was die Getränkevielfalt angeht
Siebträger	+ exzellente Kaffeequalität + sehr gute Auswahl an Kaffeespezialitäten	- Schulung notwendig - nicht selbsterklärend
Kaffeevollautomat	+ große Getränkeauswahl + leichtes Handling	- braucht Wartung und einen "Kümmerer"

Effiziente Standortplanung und Laufweg-Optimierung

Gerade bei größeren Installationen empfiehlt sich eine klare Optimierung der Maschinenstellplätze im Vorfeld. Hauptsächlich geht es darum, dass durch eine gute Planung, eine gute Platzierung der Geräte sowie einem einheitlichen Getränkestandard der „Kaffeetourismus“ beendet wird. D. h. dass einige Maschinen im Unternehmen deutlich stärker genutzt und dafür sogar längere Wege in Kauf genommen werden.

Eine Beispielrechnung soll die Auswirkungen einmal verdeutlichen: Unternehmen A entschied sich, in hochwertige Kaffeemaschinen und Manufakturkaffee zu investieren.

• Vor der Umstellung verließen 10 % der Mitarbeiter regelmäßig das Büro, um Kaffee zu kaufen, was pro Mitarbeiter täglich 20 Minuten verlorene Arbeitszeit bedeutete.
• Nach der Investition in hochwertige Kaffeeversorgung im Unternehmen und einer guten Flächenplanung reduzierte sich der Kaffeetourismus um 90 %.

Annahmen:  Anzahl der Mitarbeiter: 200, Durchschnittlicher Stundensatz: 30 €, Verlorene Arbeitszeit pro Tag durch “Kaffeetourismus”: 20 Minuten, Arbeitstage pro Jahr: 250

• Opportunitätskosten vor Investition: 200 Mitarbeiter * 20 Minuten * 30 € * 250 Tage = 600.000 €
• Opportunitätskosten nach Investition: 600.000 € * 10 % = 60.000 €

Somit ergibt sich folgende Ersparnis:

• Ersparnis durch Investition: 600.000 € – 60.000 € = 540.000 €
• Kosten für hochwertige Kaffeeversorgung: 50.000 € (inkl. Kaffeemaschinen und Kaffee)
• Nettoersparnis: 540.000 € – 50.000 € = 490.000 €

Direkteinkauf von Kaffeebohnen

• Kaufen Sie direkt: Kaufen Sie Kaffeebohnen direkt vom Röster ohne Zwischenhandel. Wir bei BEVERO rösten unsere Kaffees selbst, wodurch wir Ihnen ein gutes Preis-Leistungsverhältnis bieten können. Denn es gibt keinen Zwischenhandel.
• Qualitätsmanagement: Hochwertige Bohnen und sauberes, gefiltertes Wasser sorgen für besseren Geschmack und geringeren Verbrauch. Es wird weniger Kaffee und Wasser benötigt, um den gewünschten Geschmack und die gewünschte Qualität zu erzielen.

Effiziente Nutzung und Wartung

• Regelmäßige Wartung: Durch die regelmäßige Wartung der Kaffeemaschinen und Wasserspender werden Ausfälle und teure Reparaturen minimiert.
• Schulung der Mitarbeiter: Schulungen zur richtigen Nutzung und Pflege der Maschinen erhöhen deren Lebensdauer und Effizienz.

Lieferantenbeziehungen

• Langfristige Verträge: Langfristige Lieferverträge mit festen Preisen können helfen, die Kosten zu stabilisieren und Budgetplanung zu erleichtern. Achten Sie bei langfristigen Verträgen vor allem auf eine Flexibilitätsmöglichkeit, wie z. B. unsere Flexibilitätsgarantie.

Fazit

Eine kosteneffiziente Kaffeeversorgung im Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung und die Berücksichtigung mehrerer Faktoren wie Maschinenwahl, Einkaufstrategien, Wartung und Nachhaltigkeit. Unternehmen, die diese Aspekte berücksichtigen, können ihre Betriebskosten erheblich senken, ohne die Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeiter zu beeinträchtigen.

Für mittelständische Unternehmen empfiehlt sich meist ein Vollautomat aufgrund der niedrigen langfristigen Kosten und der hohen Flexibilität.

Referenzen

1. Statista. (2023). Umfrage zu den beliebtesten Getränken am Arbeitsplatz in Deutschland.
2. Marketagent.com. (2023). Studie zur Wahrnehmung von Kaffee als Hygienefaktor am Arbeitsplatz.im

 

Kaffeeautomaten für Betriebe und Firmen – das Wichtigste in der Zusammenfassung